„Du kannst doch schreiben. Mach doch noch schnell eine Pressemeldung, okay?“ Gerade bei kleinen Unternehmen, Vereinen oder Gemeinden fehlen oft die Ressourcen für eine Pressestelle. Und dann wird der erstbeste Kollege verdonnert. Doch Nebenbei-Öffentlichkeitsarbeit macht meist mehr kaputt als sie bewirkt.
In meiner Zeit im Lokaljournalismus war es fast Alltag: Neue E-Mail: „Am (beliebiges Datum, mindestens zwei Wochen her) hat unser Verein sein (beliebiger Anlass)-Fest veranstaltet. Wir würden uns freuen, wenn Sie unseren Bericht veröffentlichen würden. Beste Grüße XY“. Im Anhang eine Worddatei mit integriertem Bild und einem Text, der chronologisch erzählt, wer wann was gesagt hat, wer Musik gemacht hat und was es am Buffet gab. Wenn man Glück hat, ist eine Telefonnummer des Absenders angegeben. Wenn man noch mehr Glück hat, geht derjenige auch ans Telefon.
„Tu Gutes, und sprich darüber!“, heißt es. Gerade in kleineren Unternehmen, Vereinen, Organisationen, fällt dieses Darüber-Sprechen unglaublich schwer. Wo an sich schon wenige Helfer sind, das Geld knapp ist, steht Öffentlichkeitsarbeit ganz unten auf der Prioritätenliste. Doch ob ein Verein wahrgenommen wird, ob er beispielsweise genügend Spenden sammeln kann, um die eigene Arbeit am Laufen zu halten, ist eng damit verbunden, wie er sich in der Öffentlichkeit präsentiert.
Wieso brauchen wir Öffentlichkeitsarbeit?
Vielleicht wäre das oben genannte Fest spannend für die Lokalpresse gewesen, weil der Verein beispielsweise gerade ein interessantes Jubiläum begeht. Vielleicht wurden Spenden für einen guten Zweck gesammelt. Vielleicht ist auf dem Fest etwas Ungewöhnliches passiert. Und selbst wenn all das nicht der Fall ist, selbst wenn aufgrund der Terminfülle an diesem Tag oder der geringen Besetzung kein Redaktionsmitglied hätte vor Ort sein können, würde eine konsequente Pressearbeit dazu führen, dass die Redaktion genau diesen Verein auf dem Schirm hat, wenn ein passendes Thema ansteht. Denn Journalistinnen und Journalisten sind Menschen. Sie schauen sich nach Gesprächspartnern zuerst dort um, wo sie jemanden kennen. Kommt die Information über eine Veranstaltung erst Wochen im Nachgang oder gar nicht, ist dann niemand für Nachfragen erreichbar und das geschickte Material für die Presse nicht verwendbar, landet der mühevoll geschriebene Bericht im Papierkorb. Vertane Zeit, statt eventuell neuer Unterstützung.
Natürlich erwartet niemand, dass jeder kleine Betrieb eine Vollzeitpressestelle hat, die sich um Ankündigungen, Netzwerke und eine Strategie für die Öffentlichkeitsarbeits kümmern kann. Doch wenn eine Person in der Runde quasi zur Nebenbei-Öffentlichkeitsarbeit verdonnert und dann im Regen stehengelassen wird, ist niemandem geholfen. Um auch bei wenig Zeit, finanziellen Mitteln und Personal eine gute Öffentlichkeitsarbeit zu organisieren, braucht es aber nicht viel.
Fünf Lieblingsfehler in der Nebenbei-Öffentlichkeitsarbeit
- Lieblingsfehler Nummer 1 ist also der fehlende Kontakt zu den Journalistinnen und Journalisten der Medien, zu denen die Aktivitäten des Vereins oder der Organisation gut passen würden. Natürlich wird eine überregionale Zeitung eher selten über das 20-jährige Bestehen des Kleintierzüchtervereins schreiben. Orientieren Sie sich einfach daran, welche Medien Sie selbst nutzen. Rufen oder schreiben Sie die Redaktion einfach an, stellen Sie sich vor und bitten um einen Ansprechpartner. Dieser sagt Ihnen auch, was die Redaktion braucht, damit Sie sich keine unnötige Arbeit machen.
- Schlechtes Timing: Wann schicken Sie die Informationen für Ihr Anliegen? Sobald die Planung startet? Einen Monat vor dem Anlass? Eine Woche? Einen Tag? Redaktionen sind eng verzahnte Gefüge, die langfristig und gut planen müssen, um im Ernstfall schnell und flexibel reagieren zu können. Schicken Sie Ihre Informationen daher nicht einmal, sondern mehrmals. Eine kleine Information frühstmöglich mit Ansprechpartnern dient dazu, dass Ihr Event im Kalender vermerkt wird. Dazu müssen noch nicht alle Programmpunkte feststehen. Eine Erinnerung eine oder zwei Wochen vor dem Event sollte genutzt werden, um zu erfragen, ob die Redaktion den Termin besetzen kann oder Sie selbst Material – und welches genau – liefern sollen.
- Was soll ich schreiben? Mehr als ein Smartphone braucht es nicht, um Termine anzukündigen, live oder im Nachgang von Veranstaltungen zu berichten. Und Sie brauchen keine Romane zu schreiben. Die Antworten auf die W-Fragen (Was? Wann? Wer? Wieso? Wo?) und zwei, drei Zitate wichtiger Personen des Vereins und – mehr müssen Sie einer Redaktion nicht liefern, damit sie vernünftig arbeiten kann. Doch auch das vorzubereiten braucht Zeit, die Sie einplanen müssen.
- Bilder sagen mehr als Worte. Das ist gerade bei Berichten über Veranstaltungen so. Bei einem Interview wollen wir den Sprechenden sehen, bei einem Fest ein wenig Stimmung, bei einem Vortrag den Vortragenden. Wichtig: Nicht 100 Bilder, aber auch nicht nur eins. Redaktionen brauchen Auswahl. Sowohl Hoch- als auch Querformat anbieten. IMMER den Fotocredit dazuschreiben und kurz beschreiben, wer auf dem Bild zu sehen ist. Und schicken Sie die Bilder als .jpgs im Anhang oder in Form eines Links auf einen Cloudordner.
- Jetzt haben Sie sich die Mühe gemacht, Redaktionen Ihre Inhalte zu schicken, das Thema stößt auch auf Interesse, aber es gibt noch einige Nachfragen. Wenn Sie keinen Ansprechpartner in Ihren Informationen benannt haben, der dann auch wirklich erreichbar ist oder zurückruft, fliegt Ihr Bericht im Zweifel wieder aus der Ausgabe oder Sendung. Also überlegen Sie vorher, wer Fragen beantworten kann.
Wenn Sie diese fünf Fehler in Ihrer Öffentlichkeitsarbeit vermeiden können, haben Sie schon viel gewonnen. Mit einer guten Struktur, geeigneten Vorlagen und einem auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Workflow können Sie sich die Arbeit so erleichtern, dass Ihre PR kein Angstthema mehr ist, sich professionell präsentiert und von der Nebenbei-Öffentlichkeitsarbeit zum festen Bestandteil Ihrer Tätigkeit heranwächst.
Welche Fragen haben Sie in Ihrer Öffentlichkeitsarbeit? Welche Hilfestellungen wünschen Sie sich? Auf welche Probleme stoßen Sie? Schreiben Sie es mir in die Kommentare. Derzeit bereite ich mit einer Kollegin einen Kurs für dieses Thema vor, der genau diese alltäglichen Probleme aufgreifen soll. Sie wollen mehr Informationen dazu? Schreiben Sie mir gern eine Mail.